行业观察

差旅费用只占5% 是否需要100%管理？

类别：行业观察|来源：|发布时间：2015-06-18 09:05|评论（0）

说到资金管理，就想到我们财务在每年做年度预算时的痛苦，当确定了公司的发展战略和计划后，刚性的经营不可控费用基本就已经确定下来，留给我们可以压缩的费用就是业务招待费，差旅费，办公费等这些可控费用了。近日，在第六届财务管理高峰论坛上，携程商旅财务总监金婷受邀就差旅费用节省和管控这一话题进行了分享。

隐性成本不可忽视
据《2014中国商务旅行调查报告》披露，2014年中国平均有38%的公司员工出过差，而2013年和2012年分别为33%和28%。
但差旅费用在企业的费用总额中所占比例并不大，大概在5%左右。所以部分管理层对差旅费用也不是很重视，管理基本是放任其一定幅度中的变动，并没有关注总额的变动原因和具体构成结构等，这样对差旅费的具体管理并不利。金婷认为，作为企业第二大可控成本，差旅费用在公司管理人员的管理权限及控制范围之内，可以通过良好地运作提高企业实际的经济效益。
据统计，目前中国10%的企业使用专业的差旅服务公司进行差旅管控，而剩余90%的企业不是自行订票就是通过小型代理售票处订票。
金婷介绍，差旅成本包括显性成本和隐性成本。大部分企业只计算显性成本，包括交通费用、酒店住宿、餐饮费用、差旅服务费等；而隐形成本指的是预订的时间消耗、审批环节、报销流程票据核查、退改签成本、未使用机票等。这些巨大的隐形成本无从统计，也往往容易被忽视。

有效差旅管控最高节省30%
差旅管控是为了节省，但节省不仅仅源于机票或酒店价格的节省，更多的是源于合规管控、数据完整、流程的优化和差旅信息的透明。金婷指出，优秀的差旅管控方案在节省费用的同时还兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率及兼顾提升员工满意度等。
专业的差旅管理机构可以有效帮助企业节省差旅费用，以携程商旅为例，节省最高可达30%。而小票台通常提供的仅仅只是预订服务，而非差旅管控服务。
借助专业的差旅服务平台，比如设置机票最低价提醒，企业要按照机票价格最低原则来预订，那么是一天以内最低，还是前后一小时内最低，这些都可以事先进行标准定制，员工出行时如果没有选择所选时段的最低价，就会弹出不选择最低价的理由让员工选择，事后还会将这些理由在差旅报表中体现，这样的操作有助于差旅费用分析，还可以对员工有一定的约束效果，最终达到费用节省的目标。金婷介绍。
此外，差旅管理公司提供的垫资服务、较长的信用账期能为企业省去差旅资金的占用成本；通过OA系统对接、自动化授权与自动化结算等技术手段，也间接节省企业的人工成本。

大数据分析直击企业差旅痛点
详尽的差旅管理报告和细致的数据分析对于资金管理而言，有着极其重要的作用。企业对差旅数据进行分析，可以找出频繁使用的航空公司和酒店，签订协议价格，这能为企业获取一部分的差旅费用节余。
同时，企业可以对公司内部的差旅费用进行横向比较，例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预订。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发现市场部的平均折扣率高于销售部，那就可以询问对应部门，从而找出原因。除了公司内部部门的差旅分析，企业还可借助专业差旅管理公司分析同行业的平均折扣、不同城市的平均差标，甚至是同一城市不同时间段的差旅标准。通过不断的调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，从而不断优化差旅政策。

专业差旅管理减轻财务工作负担
很多企业制定了完善的差旅政策，但是往往执行起来效果不好。比如员工在选择酒店或机票时以平价方式购买以获取供应商的高额回扣；又如员工可以自主选择酒店，这就导致企业难以通过特定的酒店增加入住人数和天数来获取协议低价；甚至还有一些员工通过虚开发票、购买假发票报销来赚取外快。这些行为的存在不仅损害企业利益，也使公司的内控形同虚设。
而通过专业差旅管理，则可以解决这个问题。一方面通过月结支付员工不用接触资金，另一方面代理商价格、企业协议价、航空公司直连价格等在同一平台显现，价格公开透明，确保企业的差旅政策能够有效执行。
金婷同时指出，差旅的使用人是广大企业员工，差旅政策是否人性化，差旅服务是否便捷是大家最关注的事。专业差旅管理机构提供的预存、月结等统一结算方式，可以缓解员工出行的垫资压力，也不用再经历出行后收集发票、填写费用报销单、等待领导审批，财务审核，出纳报销等繁琐流程。同时也简便了财务人员审核流程，不用再验证发票的真伪，不用审核报销的金额是否与发票相符、是否符合差旅政策，只需每月核对差旅公司提供的对账单即可，大大减轻了财务的工作量。

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